Angebote lassen sich nur sinnvoll vergleichen, wenn sie denselben Bedarf abbilden. Wenn ein Anbieter die Sanitärbereiche bei jedem Einsatz einplant und ein anderer einmal pro Woche, sagt der Gesamtbetrag allein wenig aus. Halten Sie deshalb vor der Anfrage fest, was für Ihre Räume wichtig ist.
Für einen kleinen Betrieb darf dieses Dokument übersichtlich bleiben. Es dient als Gesprächsgrundlage, ersetzt aber weder eine Besichtigung noch das Angebot. Eine Leistung gilt erst dann als vereinbart, wenn sie in den abgestimmten Unterlagen aufgeführt ist.
Wozu dient ein Leistungsverzeichnis?
Ein Leistungsverzeichnis bündelt die Angaben, die ein Reinigungsdienst benötigt: die betreffenden Räume, die gewünschten Aufgaben, eine mögliche Häufigkeit und die Zugangsbedingungen.
Wenn alle angefragten Firmen dieselbe Grundlage erhalten, erkennen Sie leichter, welche Leistungen enthalten, ausgeschlossen oder anders vorgeschlagen werden. Je nach Anbieter kann auch von Reinigungsplan oder Leistungsumfang die Rede sein. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die Klarheit der Angaben.
Sieben Punkte, die Sie festhalten sollten
1. Räume und Nutzung
Beschreiben Sie die Art des Betriebs, die ungefähre Fläche, die Etagen, die wichtigsten Bodenbeläge und die übliche Nutzung. Unsichere Angaben können als vorläufig gekennzeichnet und bei einer Besichtigung geprüft werden.
2. Bereiche und konkrete Aufgaben
Teilen Sie das Objekt in verständliche Bereiche ein: Empfang, Büros, Besprechungsraum, Sanitäranlagen, Küchenzeile, Flure, Treppenhaus oder Gemeinschaftsflächen. Formulieren Sie die Aufgaben konkret, zum Beispiel „freie Flächen abwischen“, „Papierkörbe leeren“ oder „Böden reinigen“. Vermerken Sie auch Grenzen wie zugängliche Flächen oder Unterlagen, die nicht bewegt werden sollen.
3. Gewünschte Häufigkeit
Es gibt keinen Takt, der zu jedem Objekt passt. Sie können eine gewünschte Häufigkeit eintragen oder „gemeinsam festzulegen“ stehen lassen. Unterscheiden Sie bei Bedarf zwischen Aufgaben bei jedem Einsatz sowie wöchentlichen, monatlichen oder gelegentlichen Arbeiten. Der Beitrag zu den Reinigungsintervallen in Geschäftsräumen erklärt diesen Punkt ausführlicher.
4. Zugang und mögliche Einsatzzeiten
Halten Sie fest, ob der Zugang über eine anwesende Person, Schlüssel, Badge, Code oder Alarmanlage organisiert wird. Nennen Sie mögliche Zeitfenster während oder außerhalb des Betriebs sowie Parkmöglichkeiten, gesperrte Bereiche und besondere Hinweise.
5. Glasflächen und besondere Arbeiten
Beschreiben Sie bei Glasflächen die betreffenden Seiten, die Zugänglichkeit und mögliche Arbeiten in der Höhe. Andere Aufgaben mit besonderer Ausrüstung oder Organisation sollten ebenfalls getrennt aufgeführt werden. Das Leistungsverzeichnis benennt den Bedarf; das Angebot legt fest, was übernommen wird.
6. Verbrauchsmaterial und Abfall
Klären Sie bei Bedarf, wer Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier, Müllbeutel und weitere Verbrauchsmaterialien bereitstellt. Ergänzen Sie Sammelstellen, Mülltrennung und die Zuständigkeit für die Bestandskontrolle. Nichts davon sollte stillschweigend vorausgesetzt werden.
7. Abstimmung und Änderungen
Benennen Sie die Kontaktperson für Rückmeldungen und den gewünschten Kommunikationsweg. Ändern sich Räume, Nutzung oder Bedarf, sollten Umfang und Häufigkeit in den gemeinsam vereinbarten Unterlagen angepasst werden.
Ein Beispiel zum Anpassen
Die Tabelle zeigt, wie genau die Angaben sein können. Sie ist kein Leistungsangebot von Fast Clean.
| Bereich | Zu klärende Punkte | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Arbeitsplätze | Freie Flächen, zugängliche Möbelflächen, Böden rund um die Arbeitsplätze | Nach Nutzung festzulegen |
| Sanitäranlagen | WC, Waschbecken, Spiegel und Böden | Nach Nutzung festzulegen |
| Glastür | Innen- oder Außenseite, Rahmen und Zugänglichkeit | Festzulegen |
| Papierkörbe | Leerung, Beutel und Sammelstelle | Nach Vereinbarung |
Dieses Beispiel muss an Ihr Objekt angepasst werden. Es bestätigt keine Leistung und ersetzt kein Angebot.
Angebote auf derselben Grundlage vergleichen
- Schicken Sie allen Firmen dieselbe Fassung.
- Prüfen Sie, was enthalten, ausgeschlossen oder optional angeboten wird.
- Vergleichen Sie Häufigkeiten, Zeitfenster und Zugangsbedingungen.
- Betrachten Sie Verbrauchsmaterial, Glasflächen und besondere Arbeiten getrennt.
- Lassen Sie unklare Positionen vor der Auswahl erläutern.
- Stellen Sie sicher, dass der vereinbarte Umfang im Angebot oder in den abgestimmten Unterlagen erscheint.
Ein Preisunterschied kann auf einem anderen Umfang, einer anderen Häufigkeit oder abweichenden Zugangsbedingungen beruhen. Lesen Sie den Gesamtbetrag deshalb immer zusammen mit dem Inhalt. Auf der Seite zur Büroreinigung für kleine Unternehmen erfahren Sie, wie Fast Clean den Bedarf anschließend mit dem Kunden abstimmt.
Das Fast-Clean-Tool richtig einordnen
Mit dem Reinigungsplan-Tool von Fast Clean wählen Sie die Objektart, prüfen vorgeschlagene Bereiche und Aufgaben, ergänzen eigene Punkte und lassen die Häufigkeit bei Bedarf offen. Den Entwurf können Sie ausdrucken oder in die Angebotsanfrage übernehmen.
Der Entwurf ist unverbindlich. Er legt keinen Preis fest, bestätigt keine Leistung und reserviert keinen Termin. Zugang, Verbrauchsmaterial und weitere Besonderheiten müssen ergänzt werden, wenn sie im Entwurf nicht erscheinen.
Öffentliche Aufträge
Unterliegt Ihre Anfrage dem öffentlichen Vergaberecht, ersetzen dieser Leitfaden und das Fast-Clean-Tool keine Vergabeunterlagen. Die formalen Anforderungen erläutert das luxemburgische Portal für öffentliche Aufträge.
Möchten Sie mit Ihren eigenen Räumen beginnen?
Erstellen Sie einen ersten Entwurf mit den Bereichen, Aufgaben und Häufigkeiten, die Sie besprechen möchten. Anschließend können Sie zur Angebotsanfrage weitergehen. Fast Clean prüft Anfragen kleiner Unternehmen in Luxemburg und stimmt den tatsächlichen Leistungsumfang mit Ihnen ab.